Pembagian
tugas diberikan pada tiga orang yang berbeda dimana setiap orang mempunyai
peranan yang berbeda pula. Ketiga peran tersebut antara lain :
1. Fungsi
Pencatatan (Recording) atau tanggungjawab operasional dari pencatatan
2. Fungsi
Otorisasi (Authorization) atau otorisasi dari penyimpanan aktiva
3. Fungsi
Penyimpanan (Custodial) atau penyimpanan aktiva dari akuntansi
Sumber: Arens, Alvin K, dkk ; 2008 “Auditing dan
Jasa Assurance 12nd” : Jakarta, Erlangga
Untuk mencegah adanya kecurangan dan mewujudkan
pengendalian internal yang baik, setiap orang hanya berhak untuk memegang satu
fungsi, tidak ada perangkapan fungsi.
Si A, sebagai pelaksana fungsi pencatatan
Peranan yang dilakukan Si A adalah maintain general ledger, maintain account
payable ledger, maintain account receivable ledger dan reconcile the bank
account. Si A hanya berhak melakukan segala pencatatan dalam buku besar,
utang, piutang dan rekonsiliasi dan sama sekali tidak mempunyai hak dalam
fungsi otorisasi maupun penyimpanan.
Si
B, sebagai pelaksana fungsi otorisasi
Di dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi
atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu, di dalam organisasi harus dibuat sistem
yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi. Adapun kegiatan yang dilakukan Si B terkait fungsi otorisasi antara
lain maintain cash disbursement journal
and prepare checks for signature ; dan issue credit memo on sales returns and
allowances. Pemegang fungsi otorisasi fungsi otrisasi hanya mempunyai
kewenangan dalam otorisasi saja, sedangkan untuk pencatatan dan penyimpanan
sama sekali tidak ada kewenangan. Sumber :Mulyadi, 2011
“Auditing” : Jakarta, Salemba Empat: hal 190
Si
C, sebagai pelaksana fungsi penyimpanan
Kegiatan yang dilaksanakan fungsi penyimpanan adalah
handle and deposit cash receipt.
Bagian ini melakukan penyimpanan segala bentuk yang berhubungan dengan kas.
Sengaja bagian ini tersendiri khusus untuk yang berhubungan dengan kas
dikarenakan sangat riskan akan adanya potensi kecurangan yang terjadi dalam
perusahaan.
Kemungkinan-kemungkinan yang terjadi jika satu orang
memegang dua fungsi atau lebih antara lain:
1.
Jika fungsi pencatatan
digabungkan dengan fungsi otorisasi, maka kemungkinan kecurangan yang dilakukan
adalah seorang karyawan yang dapat mengotorisasi transaksi dan mencatat
pembayaran fiktif kepada alamat tertentu. Pencegahan yang dapat dilakukan yaitu
diadakan pemisahan antara fungsi pencatatan dan otorisasi dengan tujuan
mencegah karyawan untuk memalsukan catatan guna menutupi transaksi palsu atau
tidak akurat yang tidak diotorisasi secara tepat.
2.
Jika fungsi pencatatan
dirangkap dengan fungsi penyimpanan, maka kecurangan yang dimungkinkan terjadi
adalah karyawan yang bertugas menerima dan mencatat kas dapat mencuri kas dan
memalsukan catatan untuk menutupi pencurian tersebut. Solusi yang dapat
ditempuh yaitu pemisahan tugas antara penyimpanan dan pencatatan hal ini
dimaksudkan untuk mencegah karyawan memalsukan catatan untuk menutupi pencurian
asset yang dipercayakan kepadanya.
3.
Jika pemegang fungsi
otorisasi merangkap menjadi fungsi penyimpanan, maka penyelewengan yang mungkin
dilakukan adalah karyawan yang menyimpan buku cek dapat mengotorisasi transaksi
fiktif kemudian mencuri pembayaran. Solusi untuk menangani hal tersebut yaitu
diadakan pemisahan tugas antara penyimpanan dan otorisasi untuk mencegah adanya
otorisasi fiktif atau transaksi yang tidak akurat sebagai alat untuk menutupi
pencurian.
Buku
Referensi : Accounting Information Systems – Marshal Romney And Paul Steinbart
edisi 8-11
Komentar
Posting Komentar